Wraz z rozwojem światowej gospodarki coraz więcej firm prowadzi interesy z Klientami spoza Europy, Unii Europejskiej czy krajów będących stroną umowy zwanej Konwencją Haską. Internet, łatwość komunikacji i sprzedaży usług za granicę poszerza krąg odbiorców naszych usług, ale aby prowadzić interesy za granicą potrzebne są do tego różne dokumenty urzędowe. Nie wystarczy jednak sam dokument urzędowy, aby można było się nim posłużyć za granicą. Najczęściej trzeba go najpierw przetłumaczyć na język danego kraju, w którym będzie potrzebny, po drugie trzeba go zalegalizować. Co to znaczy?
Aby dokument miał moc prawną w danym kraju i był respektowany przez urzędy państwowe należy zastosować jedną z dwóch procedur:
- poświadczenie dokumentu zwane klauzulą Apostille wydawane jest w przypadku, gdy państwo, w którym chcemy posłużyć się dokumentem jest stroną Konwencji Haskiej dotyczącej zniesienia wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów
- legalizację, jeżeli państwo nie jest stroną Konwencji Haskiej.
POŚWIADCZENIA APOSTILLE DOKUMENTÓW
Apostille jest klauzulą oficjalnie poświadczającą, że dany dokument pochodzi z konkretnego urzędu oraz umożliwiającą posługiwanie się tym dokumentem w obcych krajach. Słowo apostille pochodzi od francuskiego apostiller, w którym oznacza ‘adnotację lub notatkę na marginesie’. Natomiast to ma swoje korzenie w łacińskim słowie postilla oznaczającym ‘po tym’.
Poświadczenie Apostille jest ważne w 117 krajach będących stroną Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, czyli np. Australia, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Estonia, Finlandia, Francja, Hiszpania. Konwencja ta ułatwia obywatelom załatwianie spraw urzędowych. Poświadczenie Apostille wydawane jest na wniosek osoby będącej posiadaczem dokumentu, który po takim poświadczeniu jest traktowany za granicą jako oficjalny i posiadający moc prawną.
Dokumenty, które mogą być poświadczone klauzulą apostille to dokumenty urzędowe przeznaczone do użytku zagranicznego np. akty notarialne, akty stanu cywilnego, akty zgonu, zaświadczenia o niekaralności, odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego, itp. lub tłumaczenia przysięgłe tych dokumentów. W przypadku dokumentów sądowych i notarialnych w pierwszej kolejności konieczne jest uwierzytelnienie podpisów oraz pieczęci urzędowych notariuszy, sędziów czy urzędników na tych dokumentach, przez właściwy Sąd Okręgowy. Wtedy dopiero w Ministerstwie Spraw Zagranicznych można złożyć dany dokument z wnioskiem o wydanie klauzuli apostille. Zaznaczyć należy, że:
– zapytanie o udzielenie informacji o osobie tzw. “zapytanie o karalność”
– odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego
– dokumenty tłumaczy przysięgłych
poświadczane są bezpośrednio przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie.
Poświadczenia (klauzule) apostille wydaje głównie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, natomiast jeśli chodzi o dokumenty wydane przez instytucje oświaty, np. dyplomy oraz świadectwa ukończenia szkoły czy studiów, wtedy poświadcza je Ministerstwo Edukacji Narodowej, Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej lub Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
LEGALIZACJA DOKUMENTÓW ZAGRANICZNYCH
W przypadku krajów niezwiązanych z Polską powyższą konwencją np. Chiny, Egipt, Kuba, Hongkong, Jordania, Kanada, Tajlandia, Wietnam, ZEA – potrzebna jest legalizacja danego dokumentu w innym trybie. Najpierw dokument trzeba zalegalizować w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (nazywa się to superlegalizacją), a gdy zostanie dodatkowo zalegalizowany przez przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny danego państwa, które znajduje się na terytorium Polski – wtedy może zostać przedłożony w innym państwie niebędącym stroną Konwencji Haskiej.
Podobnie wygląda procedura, gdy chcemy uwierzytelnić dokumenty zagraniczne i posłużyć się nimi w Polsce. Przed przedłożeniem dokumentów konsulowi muszą zostać uwierzytelnione przez właściwy urząd miejscowy, którym w większości krajów jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Sprawiedliwości albo inny urząd centralny kraju, z którego pochodzi dokument. W Kanadzie na przykład procedura legalizacji zależy od rodzaju dokumentu i prowincji, w której dany dokument został sporządzony.
Trzeba pamiętać, że Konsul legalizuje wyłącznie oryginały i urzędowe odpisy dokumentów oraz odmawia legalizacji dokumentów nie zawierających superlegalizacji.
Tak samo nie ma możliwości wydania klauzuli apostille dla kserokopii dokumentu ani wydruków z systemów teleinformatycznych. Przyjmowane są tylko oryginale dokumenty.
Pod niżej podanym linkiem mogą Państwo znaleźć wykaz krajów w których potrzebna jest legalizacja lub apostille:
https://www.aina.pl/legalizacja-czy-apostille-konwencja-haska